Politique de confidentialité

Le site internet disponible à l’adresse URL suivante https://www.gites-finistere.com propose de nombreux services et notamment la réservation de séjours en hébergements agréés Gîtes de France® (ci-après désigné le « Site »).
La société SAS Gites de France® – Relais Finistère, société au capital de 40 000€, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Quimper sous le numéro 38860592500022, dont le siège social est situé 48 rue Jacques Anquetil – CS52037 – 29108 Quimper cedex, représentée par Jean-Jacques ABALAIN – Président et Sébastien BAUSSAIS – Directeur général (ci-après désignée « Gîtes de France®  ») édite le Site. Dans ce cadre, Gîtes de France® Finistère est amenée à collecter et traiter, pour son propre compte, certaines données à caractère personnel des clients qui créent un compte sur le Site, réservent un séjour via le Site, et/ou font une demande d’accompagnement par le biais du Site, ou réservent par téléphone, par mail ou en agence (ci-après désignés les « Utilisateurs »).

Par conséquent, Gîtes de France® Finistère intervient en qualité de responsable de traitement.
Gîtes de France® Finistère respecte le droit à la vie privée et reconnaît l’importance de la protection des données à caractère personnel.
A cet égard, Gîtes de France® Finistère s’engage à traiter les données à caractère personnel des Utilisateurs conformément aux dispositions du Règlement 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après désigné le « RGPD »), de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (ci-après désignée la « Loi n° 78-17 ») ainsi qu’aux stipulations de la présente Politique de Confidentialité (ci-après désignée la « Politique de Confidentialité »).

La Politique de Confidentialité a pour but de détailler l’origine et l’utilisation des données à caractère personnel collectées et traitées par Gîtes de France® Finistère ainsi que les mesures qu’elle met en œuvre afin de protéger au mieux lesdites données à caractère personnel.

POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES DES CLIENTS, PROSPECTS ET PARTENAIRES

1 – Quel est l’objectif de cette politique de confidentialité ?

L’objectif de cette politique est de répondre aux obligations d’information de Gîtes de France Finistère entendu comme la SAS Gîtes de France®- Relais Finistère et l’Association Gîtes de France® Finistère  – Accueil Rural Finistère (ci-après « nous ») en vertu du RGPD (article 12) et de toute règlementation applicable, de documenter les droits et obligations des clients, prospects et partenaires en ce qui concerne le traitement de leurs données personnelles.

La présente politique définit les conditions dans lesquelles nous traitons les données à caractère personnel auxquelles nous avons accès dans le cadre de notre activité.

Pour une bonne compréhension de la présente politique, il est précisé que :

• Les clients qui réservent un hébergement sont entendus comme toutes personnes physiques ou morales engagées au titre d’un contrat de quelque nature que ce soit auprès de nous. Cela inclut notamment, mais sans s’y limiter, les personnes ayant effectué une réservation ou une location via nos sites internet, par contact direct avec l’Agence Gites de France® Finistère de réservation, par email ou par téléphone, via leur compte client Gites de France® ;

• Les clients porteurs et adhérents sont entendus comme toutes personnes physiques ou morales intervenant dans le secteur du tourisme et entretenant à ce titre des relations avec notre organisme. Sont inclus, sans que cela soit limitatif : les professionnels du tourisme du département tels que les adhérents propriétaires d’hébergements agréés par Gites de France® Finistère, les porteurs de projets, les investisseurs internes ou externes, les collectivités territoriales et leurs groupements ainsi que les partenaires institutionnels.

• Les prestataires et fournisseurs de services (y compris sous-traitants) désignent les professionnels et auto-entrepreneurs qui fournissent des services payants à nous (PMS, hébergeur téléphonie, Web agency, cabinets comptables, avocats, fourbisseurs de serveurs DATAS on et off line, etc).

• Les prospects / utilisateurs désigne tout client potentiel ou tout contact destinataire de communications promotionnelles de notre organisme. Les données de ces personnes peuvent être collectées directement via des formulaires de contact, des événements, ou indirectement via des partenaires de l’organisme. Sont également inclus les utilisateurs de nos sites internet.

2 – Quelles données traitons-nous ?

Dans le cadre de notre activité, nous pouvons être amenés à collecter les données suivantes 

Clients qui réservent	Données d’identification et de contact : – Nom, prénom, civilité, civilité, nationalité, date et lieu de naissance – Adresse postale, code postal, ville – Adresse email et numéro de téléphone – Composition familialeLangues parlées – Informations sur les loisirs – Situation professionnelle – Identifiants de connexion pour les espaces en ligne (login, mot de passe) – Consentements et préférences de communication   Données liées aux réservations ou séjours : – Historique des réservations (dates, type de logement, durée du séjour) – Panier d’achat – Informations de facturation et paiement (coordonnées bancaires, factures) – Préférences exprimées par le client ou contraintes particulières (ex. régime alimentaire, accessibilité) Informations bancaires nécessaires à la facturation   Données techniques : – Adresse IP et identifiants de navigation (si ces informations permettent d’identifier l’utilisateur)
Les clients porteurs et adhérents	Données d’identification et de contact : – Nom, prénom, civilité, nationalité, date et lieu de naissance – Coordonnées personnelles et professionnelles (adresse postale, adresse postale de l’hébergement agréé Gites de France®, Adresse email et numéro de téléphone) – Composition familiale – Pièce d’identité – Langues parlées – Situation professionnelle – Données relatives aux hébergements  – Emplacement et description des hébergements – Pièces justificatives (justificatif de propriété) – Plans – Photos et vidéos – Identifiants de connexion pour les espaces en ligne (login, mot de passe) – Consentements et préférences de communication – Informations bancaires nécessaires à l’adhésion / à la facturation – SIRET   Données techniques : – Adresse IP et identifiants de navigation (si ces informations permettent d’identifier l’utilisateur)
Les prospects / utilisateurs	Données d’identification et de contact : – Nom et prénom – Coordonnées professionnelles (téléphone, adresse postale, email) – Informations bancaires nécessaires à la facturation   Données techniques : – Adresse IP et identifiants de navigation (si ces informations permettent d’identifier l’utilisateur)
Les prestataires et fournisseurs de services	Données d’identification et de contact : – Nom et prénom – Coordonnées professionnelles (téléphone, adresse postale, email) – Informations bancaires nécessaires à la facturation   Données techniques : – Adresse IP et identifiants de navigation (si ces informations permettent d’identifier l’utilisateur)

3 – Comment recueillons-nous vos données ?

Nous collectons les données de nos clients, prospects et partenaires à partir de 

Collecte directe auprès des personnes

• Les clients des réservations des hébergements : via les sites internet, par téléphone, email, en Agence, chat pour support ou assistance
• Partenaires (adhérents et porteurs) : via les sites internet, par téléphone, email ou en Agence
• Prestataires et fournisseurs : via les sites internet, par téléphone, email ou en Agence
• Les prospects : via les sites internet, par téléphone, email ou en Agence
• Les prestataires et fournisseurs : via les devis et contrats de prestations-fournisseurs
• Formulaires de contact : demandes d’informations, devis
• Adhésions : signatures de contrats d’adhésion, de chartes et de Conventions de mandat, collecte de pièces justificatives
• Événements : inscriptions ou participations à des événements, salons ou animations touristiques, etc
• Interactions marketing et communication : participation à des jeux-concours, enquêtes, inscription aux newsletters ou campagnes promotionnelles, informations fournies volontairement lors de sollicitations commerciales
• Collecte via les sites internet : cookies, traces de navigation, formulaires en ligne, analytics (si ces données permettent d’identifier une personne)

Collecte indirecte

• Partenaires et distributeurs : informations transmises par des Agences Gites de France®, par la Fédération Nationale des Gîtes de France® et ses filiales, ou par des partenaires commerciaux
• Plateformes externes : données issues de sites tiers (réseaux sociaux, plateformes de réservation partenaires, etc)

4 – quels traitements réalisons nous ?

Nous procédons aux traitements de vos données pour les finalités et conformément aux bases légales suivantes :

Finalités principales	Sous-finalité	Base légale
Actions de communications et de promotion	Campagnes de communication Envoi de newsletters ou fils d’informations Gestion des évènements Opérations de recherches de partenaires / nouveaux adhérents	Consentement (prospection) Intérêt légitime
Gestion des relations avec les clients qui réservent	Commercialisation et vente de séjours touristiques en direct ou via des partenaires distributeurs Gestion des réservations, options et prestations associées Gestion des annulations et remboursements Rédaction, signature et suivi des contrats Conseil en séjour Gestion des comptes clients Gestion de la facturation et des paiements Support client et gestion des réclamations Enquêtes de satisfaction et amélioration de la qualité des services Gestion des demandes d’exercice de droit et des contentieux	Mesures précontractuelles et exécution du contrat Obligations légales
Gestion des relations avec les clients porteurs et adhérents	Gestion des adhésions au réseau Gîtes de France Rédaction, signature et suivi des contrats Gestion de la facturation et des paiements Mise en commercialisation des hébergements Gestion des plannings Organisation des visites Gites de France® et Meublé de tourisme Agrément des hébergements Suivi qualité, accompagnement et animation du réseau	Intérêt légitime, mesures précontractuelles et exécution du contrat
Pilotage, analyse et amélioration des activités	Réalisation d’analyses statistiques et d’indicateurs de performance Études de fréquentation et de satisfaction touristique Amélioration des services, offres et parcours utilisateurs	Intérêt légitime
Digital Analytics	Cookies et autres traceurs Analyse du comportement des utilisateurs Optimisation de l’expérience utilisateur Personnalisation du contenu et recommandations	Intérêt légitime Consentement pour les éventuels cookies publicitaires

5 – Pendant combien de temps sont conservées vos données ?

Nous définissons la durée de conservation des données de nos clients, prospects et prestataires au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur nous et notre secteur d’activité, à défaut, en fonction de nos besoins.

Par principe, les données relatives à nos clients, prospects et partenaires doivent être conservées pendant le temps strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Plus précisément, nous nous engageons à respecter les durées de conservation suivantes 

Traitement	Durée de conservation
Contrats conclus avec nos clients et prospects	5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle 10 ans pour les contrats conclus par voie électronique de plus de 120€
Correspondance commerciale (devis, bons de commande, factures, etc.)	10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.
Données traitées à des fins de prospection	Pour les clients : 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale (à compter du terme d’un contrat) ou du dernier contact émanant du client. Pour les prospects : 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect (demande de documentation, clic sur un lien contenu dans un mail, etc.).
Données techniques	1 an à compter de leur collecte
Cookies	Voir la politique cookies

Les durées indiquées dans le tableau précédent sont nécessairement prolongées pour la durée légale de prescription à titre de preuve en cas de litige. Dans cette dernière hypothèse, la durée de conservation est rallongée pour toute la durée du litige.

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Il est rappelé que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que nous ne sommes, par la suite, en mesure de les restaurer.

6 – Qui a accès à vos données personnelles ?

Nous nous assurons que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés et soumis à une obligation appropriée de confidentialité.

En interne, nous décidons quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, nous ne sommes pas responsables des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

Destinataires internes

Destinataires externes

Le personnel habilité au sein de nos structures (personnel en charge du marketing, de la gestion des relations clients, partenaires et prospects, personnel en charge de la relation avec les prestataires et fournisseurs, personnel en charge de l’informatique et des sites internes, comptable) et leurs responsables hiérarchiques.

– Adhérents / propriétaires d’hébergements agréés Gites de France® – Partenaires touristiques – Prestataires et fournissseurs y compris sous-traitants – Fédération Nationale des Gites de France® et ses filiales pour des opérations communes  – Administrations, auxiliaire de justice le cas échéant – Assureur – Cabinets comptables – Cabinet d’avocats – Huissiers – Médiateurs de la consommation – Médiateurs de justice

Nous vous informons que nous pourrons faire intervenir tout sous-traitant de notre choix dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel. Dans ce cas, nous nous assurons du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

Nous nous réservons le droit, y compris via nos sous-traitants, de procéder à des transferts en dehors de l’Union européenne.

En cas de transfert de données hors de l’Union européenne, nous nous assurons que ce transfert soit encadré par des mesures particulières telles qu’elles sont imposées par le RGPD. Vous pouvez demander à notre délégué à la protection des données d’accéder aux documents autorisant les transferts, lorsqu’ils ont lieu.

7 – Quels sont vos droits et comment les exercer ?

En tant que personnes concernées, vous pouvez exercer vos droits conformément au RGPD et à la loi informatique et libertés, directement auprès de nous. Vous disposez des droits suivants :

• Accès : connaître et obtenir une copie de vos données personnelles ;
• Rectification : corriger ou mettre à jour vos données ;
• Effacement : demander la suppression de vos données dans certains cas ;
• Limitation : suspendre temporairement l’utilisation de vos données dans certaines situations ;
• Portabilité : recevoir vos données dans un format lisible ou les transférer à un autre service ;
• Opposition : vous opposer au traitement de vos données pour des raisons légitimes ou à des fins de prospection.

Pour exercer vos droits, ou pour toutes questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez écrire directement au DPO dont les coordonnées sont : dpo-gdf-finistere@racine.eu

Vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de la CNIL si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, à l’adresse suivante :

CNIL – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy- TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
01 53 73 22 22

8 – Sécurité et protection des données

Nous définissons et mettons en œuvre des mesures de sécurité appropriées pour éviter la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données. Les systèmes informatiques et les supports papier utilisés sont organisés et protégés pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos informations.

En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, nous nous engageons à imposer contractuellement à nos sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.

Nous nous engageons à notifier à la CNIL toute violation de données que nous pourrions subir dans les conditions prescrites par la règlementation en matière de données à caractère personnel.

Les personnes concernées sont informées de toute violation de données qui pourrait porter un risque élevé pour leur vie privée.

9 – Mise à jour

Nous nous réservons le droit de modifier la présentation et le contenu de cette politique. Nous vous encourageons donc à la consulter régulièrement.

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.